Rekisterinpitäjä: RenVet Oy
Y-tunnus: 3202977-2
Puh: 045 245 2212
Sähköposti: elainlaakari@renvet.fi
Käyntiosoite: Kiiskitie 1D, 02170 ESPOO, Ruukintie 9B, 10330 Karjaa
Yleistä henkilötietojen käsittelystä
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Eläinlääkärissä henkilötietoja tarvitaan asioinnin yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Eläinlääkärillä on lain mukaan salassapitovelvollisuus, joka säilyy myös ammatinharjoittamisen päätyttyä (laki eläinlääkärin ammatin harjoittamisesta 29/2000). Tietojen säilyttämisestä säätää lisäksi Laki eläinten lääkitsemisestä 387/2014 ja MMM asetus 6/EEO/2000 (Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen). Sähköisen viestinnän palveluista säädetään erikseen laissa 917/2014.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietojenkäsittelyn oikeusperusteet
Potilasrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero sekä henkilötunnus, mikäli maksu palvelusta suoritetaan kokonaan tai osittain laskulla. Laskutusasiakkaiden tietoja käsitellään sopimusperusteisesti sen verran kuin on tarpeen luottokelpoisuuden varmistamiseksi. Tietoja asiakkaiden ajanvarauksista (nimi, puhelinnumero, käynnin ajankohta, eläimen perustiedot) säilytetään sähköisessä varausjärjestelmässä sekä paperimuotoisessa kalenterissa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä on asiakassuhde. Henkilötietoja tarvitaan palvelun toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi eikä hoitoa ja muuta palvelua voida toteuttaa ilman näiden henkilötietojen antamista.
Laskutusreskontraraportteja (asiakkaan nimi, laskun summa, laskun päiväys, laskun eräpäivä ja tieto laskunmaksusta) käsitellään ja välitetään kirjanpitotoimistolle rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen.
Tiedot asiakkaille aiheutuneista haittavaikutuksista (asiakkaan nimi ja henkilötunnus tai vähintään syntymäaika, haittavaikutuksen aiheuttajaksi epäilty lääke ja tiedot muusta samanaikaisesta lääkityksestä, haittavaikutuksen ja sen hoidon kuvaus) kerätään perustuen lakiin (556/1989) ja asetukseen (774/1989) terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä sekä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean määräykseen perustuen.
Tiedot asiakkaiden tekemistä tuotevalituksista (asiakkaan nimi ja yhteystiedot, tieto valituksen kohteena olevasta tuotteesta) kerätään asiakkaan suostumuksella.
Rekisterinpitäjän verkkopalvelu käyttää evästeitä, jotka tallentuvat käyttäjän päätelaitteelle.
Verkkopalveluiden osalta käsiteltäviä tietoja ovat IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selain ja muut palvelun käyttöön liittyvät tiedot. Tiedot eivät ole suoraan yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön. Asiakas voi kieltää evästeiden käytön laitteellaan muuttamalla selaimen asetuksia. Kaikki sivuston osat eivät välttämättä toimi, mikäli evästeiden käyttö on kielletty.
Yhteydenpitoon voidaan käyttää palveluita kuten tekstiviestit, Facebook tai Whatsapp. Tällöin asiakkaan tulee tutustua näiden palveluiden tietosuojakäytäntöihin. Rekisterinpitäjä voi oikeutettuun etuun perustuen tallentaa muista palveluista saamansa henkilötiedot (nimi, yhteystiedot, eläimen tiedot, ajanvarauksen tiedot) palvelunsa toteuttamiseksi.
Henkilötietojen lähteet
Pääasiallinen henkilötietojen lähde on asiakas. Tietoja voidaan saada myös asiakkaan toimeksiannosta toisilta eläinlääkäreiltä tai muilta yhteistyökumppaneilta, kuten laboratoriot tai rahoituspalvelut. Tietoja voidaan tarvittaessa hankkia yleisesti saatavilla olevista lähteistä kuten numeropalvelusta. Verkkopalvelun käyttöön liittyvää tietoa kerätään verkkopalvelussa evästeiden avulla.
Tietojen siirto ja luovutus
Potilastietoja säilytetään potilastietojärjestelmässä. Potilastietojärjestelmästä tietoja siirretään
varmuuskopiointia varten palveluntarjoajan ylläpitämään palvelinympäristöön, joka täyttää EU-
lainsäädännön vaatimukset. Järjestelmästä välitetään kuitti ja käyntikertomus käynnin jälkeen
asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.
Eläinlääkäri välittää asiakkaan antamaan toimeksiantoon perustuen eläimen omistajan ja eläimen nimen sekä eläimestä otetun näytteen ja pyynnön siitä tehtävistä tutkimuksista
yhteistyölaboratoriolle. Mikäli laboratoriolaskun maksaja on asiakas, laboratoriolle välitetään myös henkilötunnus.
Laskutussopimuksen tehneiden asiakkaiden yhteystiedot säilytetään, kunnes lasku on
kokonaisuudessaan maksettu.
Asiakkaan pyynnöstä hänen eläintensä tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin toiselle eläinlääkärille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (esimerkiksi laboratoriot, lääkeyritykset, tilitoimistot, perintätoimistot ja tuhkaamot) kun siihen on hoidon ja muun palvelun tarjoamisen tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun kannalta asianmukainen syy.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille (esimerkiksi läänineläinlääkäri, Elintarvike- ja
turvallisuusvirasto Evira, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea) voimassaolevan
lainsäädännön määräämissä tapauksissa.
Siirrettäessä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä sitoutuu huolehtimaan, että tietojenkäsittelijä täyttää EU-lainsäädännön vaatimukset (EU-U.S. Privacy Shield tai vastaava).
Henkilötietojen säilyttämisaika
Potilasta koskevat tiedot säilytetään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän
tekemisestä potilaskortistoon. Mikäli kolmen vuoden säilytysajan päätyttyä eläimelle ei ole tehty
uusia ajanvarauksia, tietoja kuitenkin voidaan säilyttää, mikäli sille on peruste. Esimerkiksi
laskutusasiakkaiden osoitetiedot säilytetään tiliasiakkuuden keston ajan siihen asti, että laskuista on saatu maksusuoritus.
Kirjanpitoraportit (laskutusreskontra yms.) säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Tuotevirheiden ja haittavaikutusten raportoinnissa käytetty aineisto säilytetään 5 vuotta.
Asiakkaiden pyynnöt saada pääsy henkilötietoihinsa ja pyynnöt saada käyttää oikeuksiaan säilytetään 12 vuotta allekirjoituspäiväyksestä. Tiedot tietosuojarikkomuksista, mikäli niitä ilmenee, säilytetään 12 vuotta.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia
käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisteröidyn (asiakkaan) oikeudet
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot esittämällä tarkastuspyyntö toimittamalla allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu asiakirja kirjallisesti tai sähköisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä, ellei perustellusta syystä tietojen toimittamiseen tarvita pidempää aikaa. Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevat henkilötiedot siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä lain vaatimissa tilanteissa oikeus siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa asiakkaan suostumukseen, on asiakkaalla oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. On huomioitava, että suuri osa rekisterinpitäjän tallentamista henkilötiedoista tallennetaan muuhun tietojenkäsittelyperusteeseen kuin suostumukseen perustuen.
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.
Lisätietoja
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden tämän selosteen tietojen muuttamiseen ilman erillistä ilmoitusta ja suosittelee tarkastamaan selosteen ajoittain.